Sự cần thiết phải xây dựng mô hình

    Hiện nay, nhu cầu của tổ chức, cá nhân đến quan hệ làm việc với các cơ quan hành chính nhà nước ngày càng nhiều. Đồng thời thực hiện việc tinh giản biên chế và cơ cấu lại đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức theo tinh thần Nghị quyết số 39-NQ/TW, ngày 17/4/2015 của Bộ Chính trị, đòi hỏi các cơ quan, đơn vị cùng lúc phải giải quyết 02 vấn đề, đó là: phải nâng cao hiệu quả công việc, nhưng chỉ với một lực lượng công chức ít hơn so với trước đây. Nói cách khác là “ít người nhưng hiệu quả”. Trước yêu cầu đó và qua nghiên cứu nội dung học tập và làm theo tư tưởng, đạo đức, phong cách Hồ Chí Minh theo tinh thần Chỉ thị số 05 của Bộ Chính trị, Sở Công Thương nhận thức rằng cần học ở Bác về phong cách làm việc ngăn nắp, trật tự để tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc. Do đó, Đảng bộ và Ban Giám đốc Sở Công Thương tổ chức quán triệt và quyết tâm triển khai thực hiện Học tập và làm theo tư tưởng, đạo đức, phong cách Hồ Chí Minh về phong cách làm việc, với mô hình “Xây dựng môi trường làm việc ngăn nắp, trật tự để tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc”. Đồng thời xem đây là nhiệm vụ trọng tâm để toàn thể công chức, viên chức, người lao động chủ động thực hiện, góp phần xây dựng cơ quan văn minh, thân thiện để phục vụ người dân và doanh nghiệp ngày càng hiệu quả hơn.

Nội dung học tập và làm theo Bác

    Học theo phong cách làm việc của Bác ngăn nắp, trật tự, gọn gàng như mẩu chuyện kể về Bác: Hồi ở Pác Pó, dù sống ở trong hang đá hay trong lán nhỏ, Bác Hồ vẫn giữ nếp sống ngăn nắp và trật tự. Đồ đạc, tài liệu Bác sắp xếp theo thứ tự riêng, cái nào ra cái đó, không bao giờ lẫn lộn. Sách báo, tài liệu, Bác xếp để trên các bậc. Ấm chén, bút mực đều để ở những chỗ theo quy định hẳn hoi, ai xê dịch là Bác biết ngay.... Sau này, khi về sống ở Hà Nội, Bác vẫn cứ giữ nếp sống gọn gàng, ngăn nắp ấy. Trên bàn làm việc của Bác, dưới nhà sàn, ngày nào cũng vậy, sau giờ buổi sáng, trước lúc ăn cơm, Bác đều xếp tài liệu, sách vở ngay ngắn. Buổi chiều hết giờ làm việc, Bác mang tài liệu lên nhà, mỗi thứ để một nơi theo đúng chỗ quy định.

    Qua nội dung mẩu chuyện này, chúng ta học được ở Bác cách “Sàng lọc” (S1); “Sắp xếp” (S2); “Sạch sẽ” (S3) và “Săn sóc” (S4) để luôn chủ động trong công việc chuyên môn cũng như trong sinh hoạt thường ngày, đồng thời học được ở Bác tính “Sẵn sàng” (S5) khi thực thi công vụ, điển hình như đoạn kết của nội dung mẩu chuyện kể về Bác “ngăn nắp và trật tự”: Một lần, đang lúc giữa trưa thì có báo động máy bay Mỹ đến. Bác bình tĩnh từ trên nhà đi xuống cầu thang, nhìn thấy một số đồng chí bảo vệ tất tưởi chạy ra hầm, quần, áo, súng, đạn, ba lô không gọn gàng, Bác bảo: Các chú là bộ đội, phải bình tĩnh và luôn sẵn sàng chiến đấu. Lúc có giặc cũng như khi không có giặc. Muốn vậy, trong cuộc sống hàng ngày, các chú phải sống ngăn nắp, trật tự và gọn gàng.

    Vì theo quan điểm của Bác, việc xây dựng môi trường làm việc ngăn nắp, trật tự là vô cùng quan trọng, nó là một trong những yếu tố quyết định sự thành công trong công việc cũng như trong cuộc sống của tất cả mọi người chúng ta. Ngoài ra, khi xây dựng môi trường làm việc ngăn nắp, trật tự để đạt mục tiêu chính là tiết kiệm được thời gian, nâng cao hiệu quả công việc. Đối với Bác thời gian là rất quan trọng. Có nội dung mẩu chuyện kể về Bác, năm 1945, mở đầu bài nói chuyện tại lễ tốt nghiệp khóa V Trường huấn luyện cán bộ Việt Nam, Người thẳng thắn góp ý: Trong giấy mời tới đây nói 8 giờ bắt đầu, bây giờ 8 giờ 10 phút rồi mà nhiều người chưa đến. Tôi khuyên anh em phải làm việc cho đúng giờ, vì thời gian quý báu lắm. Vì học theo Bác, nếu tiết kiệm được thời gian thì chúng ta sẽ giải quyết được cùng lúc nhiều công việc hơn, lúc đó chúng ta có đủ thời gian để nghiên cứu giải quyết công việc được chính xác, hiệu quả hơn, hạn chế tối đa những sai sót và khi đó người dân, doanh nghiệp sẽ rất hài lòng vì được phục vụ kịp thời, chu đáo.

Kế hoạch triển khai thực hiện

    Đảng ủy và Ban Giám đốc Sở tập trung chỉ đạo việc triển khai để nâng cao nhận thức và đồng thuận trong thực hiện, có kiểm tra giám sát, đánh giá, khen thưởng; đưa nội dung này vào Nghị quyết của Đảng ủy, từng cá nhân đăng ký thực hiện ngay từ đầu năm. Hàng tuần, trong các cuộc họp giao ban, đều được kiểm tra, nhắc nhở uốn nắn...

Trình tự triển khai mô hình được thực hiện theo các bước sau:

    Xây dựng Quy định về triển khai thực hiện phương pháp 5S.

    Thành lập Ban Chỉ đạo điều hành triển khai thực hiện phương pháp 5S (gọi tắt là Ban 5S) trên cơ sở tham gia của đại diện lãnh đạo các phòng.

    Tuyên truyền, huấn luyện về phương pháp 5S: In ấn các bảng hướng dẫn thực hiện và niêm yết tại nơi dễ quan sát ở các phòng.

    Ban hành bảng tiêu chí đánh giá phòng làm việc theo từng nội dung.

    Phát lệnh tổng vệ sinh trong toàn Sở: Mỗi người phụ trách nơi làm việc của mình và phân công phụ trách theo dõi các khu vực chung như nhà xe, cầu thang, hành lang, nhà bếp, nhà vệ sinh,… tất cả công chức, viên chức, người lao động đều phải tham gia với tinh thần tự giác, trách nhiệm và kỷ luật cao.

    Tiến hành kiểm tra, chấm điểm.

    Tuyên dương, khen thưởng.

Nội dung thực hiện qui trình của Phương pháp 5S: “Sàng lọc” (S1); “Sắp xếp” (S2); “Sạch sẽ” (S3); “Săn sóc” (S4) và “Sẵn sàng” (S5).

    Bước S1 (Sàng lọc): Để xác định những loại vật dụng, tài liệu, hồ sơ nào cần loại bỏ cần được để riêng để xử lý; loại nào sử dụng thường xuyên cần được để nơi thuận tiện cho việc sử dụng và dễ dàng; nếu không thường xuyên thì được lưu giữ ở những nơi thích hợp, có chỉ dẫn và nhận biết thích hợp để có thể lấy được khi cần sử dụng.

    Bước S2 (Sắp xếp): Tiến hành sắp xếp các loại vật dụng, tài liệu, hồ sơ thường xuyên sử dụng ở những nơi dễ thấy, dễ lấy và dễ sử dụng. Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên có dán nhãn và đánh số (nếu cần thiết), để có thể dễ dàng nhận biết đối với tất cả mọi người khi có nhu cầu sử dụng chung.

    Bước S3 (Sạch sẽ): Thường xuyên kiểm tra. Mỗi ngày, trước hoặc sau giờ làm việc từng công chức, viên chức, người lao động dành thời gian từ 5 đến 10 phút để làm vệ sinh quanh khu vực bàn làm việc, máy móc, sàn nhà sạch sẽ, tránh bị bụi bẩn, tạo thói quen ngăn nắp và sạch sẽ, thông thoáng để duy trì môi trường làm việc sạch đẹp.

    Bước S4 (Săn sóc): Khi thực hiện đúng quy định các hoạt động từ S1, S2, S3, nơi làm việc đã ngăn nắp và sạch sẽ rồi, thì cần phải thường xuyên săn sóc để duy trì mô hình này một cách hiệu quả, bằng cách “Tiêu chuẩn hoá” việc thực hiện 5S, tiến hành đánh giá 5S, tạo phong trào thi đua thực hiện phương pháp 5S giữa các phòng với nhau.

    Bước S5 (Sẵn sàng): Khi các bước trên được thực hiện tự giác và tạo thành thói quen, dần trở thành nét văn hoá chung của toàn Sở, sẽ giúp cho các công chức, viên chức, người lao động thực hiện công việc được nhanh chóng hơn, tiết kiệm được nhiều thời gian và luôn ở chế độ sẵn sàng thực thi nhiệm vụ trong đó có phục vụ cho người dân và doanh nghiệp.

Hiệu quả mô hình

    Qua việc triển khai thực hiện phương pháp 5S tại Sở Công Thương đã giúp cho từng công chức, viên chức, người lao động, đặc biệt là đảng viên và người đứng đầu nêu gương, chủ động kiểm soát được công việc dễ dàng hơn; thu thập thông tin dữ liệu được tiến hành nhanh chóng hơn; tiết kiệm được thời gian, không phải mất nhiều thời giờ cho việc tìm kiếm; chế độ bảo quản tài liệu, hồ sơ được thực hiện an toàn, bảo mật hơn; mặt bằng thông thoáng, công tác phòng cháy chữa cháy được tăng cường, giảm thiểu rủi ro hỏa hoạn và cháy nổ; tinh thần phục vụ, đạo đức của công chức, viên chức và người lao động được nâng lên; tạo sự thoải mái trong quá trình làm việc, từ đó tạo ra sự hứng thú đối với công việc đang làm, hiệu quả công việc được nâng lên. Thể hiện nét văn minh, lịch sự và tính thẩm mỹ, góp phần tạo nên bộ mặt văn hóa, văn minh của Sở Công Thương, đồng thời cũng là một trong những tiêu chí để đánh giá tiêu chuẩn đơn vị văn hóa. Qua kết quả kiểm tra của các đơn vị chức năng, Sở Công Thương được tái công nhận là cơ quan văn minh và an toàn về an ninh trật tự.

    Nếu như thời gian trước đây, mặc dù rất cố gắng nhưng vẫn không thể đáp ứng kịp thời và đầy đủ các yêu cầu phát sinh của người dân và doanh nghiệp thì đến nay mọi việc đã tốt hơn, người dân và doanh nghiệp được hài lòng hơn khi đến liên hệ và làm việc với Sở Công Thương Trà Vinh. Cụ thể, tại bộ phận Văn phòng Sở thì mọi việc đã được bố trí hợp lý, có tư duy thẩm mỹ hơn, mọi vật dụng không cần thiết đã được loại bỏ; tiết kiệm được nhiều thời gian hơn, góp phần quan trọng nâng cao hiệu quả công việc; người dân và doanh nghiệp đến liên hệ công việc cũng được phục vụ kịp thời với mức độ hài lòng cao hơn.

Tính khả thi để nhân rộng mô hình

    Trong thời gian tới, Đảng ủy, Ban Giám đốc Sở và tập thể công chức, viên chức, người lao động sẽ tiếp tục nghiên cứu học tập sâu hơn các chuyên đề làm theo Bác để đưa ra một chiến lược “5S dài hơi”, trước mắt đang nhân rộng mô hình này áp dụng trong toàn Sở, kể cả các đơn vị trực thuộc từ đầu năm 2018 nhằm duy trì sự ổn định và phát triển tốt hơn nữa, chung tay xây dựng Sở Công thương trở thành cơ quan văn minh, thân thiện trong mắt các cơ quan nhà nước, người dân và doanh nghiệp.

Mọi cơ quan, đơn vị và từng cá nhân đều có thể áp dụng mô hình này.

Thanh Phong sưu tầm